چرا نمی توانیم در مدیریت زمان موفق باشیم؟

مدیریت زمان مهارتی است که زندگی بهتر همراه با دستاوردهای ارزشمند و احساس عمیق رضایت و کمال را برایتان به ارمغان می‌آورد. هر چه بیشتر درباره افراد موفق بررسی می‌کنیم می‌بینیم که همه آنها یک وجه مشترک دارند و آن هم اینکه ارزش زیادی برای وقت خود قائل اند و به طور مداوم سعی می‌کنند زندگی خود را با مدیریت زمان با ارزش ساماندهی و کارآمدتر کنند.

۱- در نظر نگرفتن زمان کافی

اولین مشکل این است که زمان کافی را برای تکمیل یک کار چند وظیفه ای در نظر نمی‌گیریم. این شاید مهمترین دلیل شکست و انحراف هر پروژه کاری باشد. احتمال موفقیت را بالا تصور کرده و به شانس خود اعتماد می کنیم. زمان اضافی را برای تکمیل هر مرحله از پروژه در نظر نمی‌گیریم و به این ترتیب باعث شکست کل آن می‌شویم.

۲- فرض کردن بهترین ها

مشکل دوم این فرض است که همه چیز به خوبی انجام خواهد شد. همان طور که رمان نویس معروف الکس مکنزی می‌گوید: فرضیه سرگردان ریشه هر شکستی است. به جای اینکه فرض کنید همیشه همه چیز خوب پیش خواهد رفت کمی هم احتمال برخورد با مشکل را بدهید و زمان اضافی و همچنین منابعی را برای حل آن مشکلات و ادامه پروژه بر اساس برنامه زمان بندی شده در نظر بگیرید.

۳- عجله در پایان کار

سومین مشکل در مدیریت یک کار یا پروژه زمانی دیده می‌شود که تیم در پایان عجله کنند. وقتی به دلیل نبود زمان با پول کافی عجله می‌کنید اغلب اشتباه کرده و کار بی کیفیتی را تحویل می دهید که باید باز گشته و دوباره آن را تصحیح کنید. در واقع اگر آهسته و پیوسته کار کنید و از همان ابتدا قدم های مناسبی بردارید تکمیل یک پروژه به درستی و با دقت به زمان کمتری نیاز دارد.

۴- تلاش برای انجام چند کار به طور همزمان

چهارمین مشکل در مدیریت پروژه، تلاش برای انجام چند کار در آن واحد و ارائه کارهای بی کیفیت است. اینکه مسئولیت های زیادی را خودتان به عهده می‌گیرید یا مسئولیت های زیادی را به دیگران واگذار می کنید. در هر مورد، بخش های مختلف پروژه دچار مشکل خواهند شد و گاهی تمام تلاش ها از بین خواهد رفت. کارها را یکی یکی انجام دهید و قبل از پرداختن به یک کار جدید، کار قبلی را درست به اتمام برسانید.

منبع: برگرفته از کتاب مدیریت زمان، برایان تریسی، ترجمه یلدا بلارک، انتشارات کتابسرای بیان