چگونه پاسخگوی خودکار ایمیل ایجاد کنیم؟
در این مقاله به معرفی پاسخگوی خودکار ایمیل و فرایند ساخت یک سیستم موثر در ۴ مرحله می پردازیم:
با بازاریابی ایمیلی می‌توانید یک ماشین پولساز بسازید و این ماشین پولساز می‌تواند بسیاری از کارهای تکراری را به طور خودکار انجام دهد. پاسخگوی خودکار ایمیل ابزاری است که این کار را برایتان انجام می‌دهد.
AutoResponder چیست؟
پاسخگوی خودکار یا سیستم خودکاری است که یک سری ایمیل‌های مشخص را به مخاطبان ارسال می‌کند. کار این سیستم وقتی شروع می‌شود که مخاطب ایمیلش را در اختیار ما می‌گذارد، مثلاً: وقتی در قبال ارائه ایمیلش pdf دریافت کرده یا این که در رویدادی ثبت نام می‌کند. برای ساخت یک پاسخگوی خودکار موثر مراحل زیر را طی کنید:
۱- برای پاسخگوی خودکار ایمیل تان هدف تعیین کنید
هدف می‌تواند یکی از موارد زیر یا ترکیبی از آنها باشد:
- ارسال پیام خوش آمدگویی به تازه واردها: این پیامی است که به افرادی که تازه در لیست ایمیل شما عضو شده‌اند ارسال می‌کنید. می‌تواند شامل لینک دانلود پیشنهاد ردنشدنی، تشکر از عضویت و یا درخواست خواندن یکی از پست‌های محبوب سایت باشد. هر ایمیلی نیاز به یک سری ایمیل‌های خوش‌آمدگویی دارد. این ایمیل‌ها می‌توانند بسته به سگمنت یا گروهی که هر آدرس ایمیل در آن قرار دارد متفاوت باشد.
- ارائه پیشنهاد رد نشدنی: از سیستم پاسخگوی خودکار می‌توانید برای ارائه پیشنهاد جذاب به اعضاء لیست استفاده کنید. می‌توانید در قالب یک درس کوتاه، چالش یا ایمیلی که قول ارائه ایمیل‌های دیگر را پشت سرهم می‌دهد استفاده کنید.
- فروش را روی خلبان خود کار تنظیم کنید: ساخت قیف از طریق توالی ایمیل‌های پاسخگوی خودکار یک استراتژی کاملاً پذیرفته شده توسط بازاریابان و فروشندگان اطلاعات است. این روش می‌تواند شامل ویدئوهای آموزشی، ویدئوی فروش و پیگیری‌های فروش همچنین وبینارهای آنلاین و آفلاین باشد.
- افزایش فروش مکمل و بیشتر: می‌توانید ایمیلی را طراحی کرده و بعد از خرید مشتری برایش ارسال کنید تا دوباره و چندباره خریدش را تکرار کند. وقتی محصولاتی را می‌فروشید که مخاطبان مکرر خرید می‌کنند مانند غذا، پوشاک کودک و … بعد از هر خرید و قبل از خرید قبلی پیشنهادات خود را ارائه دهید و حضور خود را یادآوری کنید. یعنی فروش بیشتر از محصولات قبلی به همان مشتری که اصطلاحاً آپ سلینگ گفته می‌شود.
بسته به نوع محصول می‌توانید در کنار آن محصولات دیگری هم پیشنهاد دهید مثلاً اگر کسی یک دوربین دیجیتال از شما می‌خرد قبل از حمل سفارش او لنز، سه پایه و متعلقات دیگر را به او پیشنهاد دهید اصطلاحاً کراس سلینگ انجام دهید.
۲- نقشه کلی توالی ایمیل‌ها را ترسیم کنید
لازم است چهارچوبی برای ساختار ایمیل‌های اتوماتیک خود تعیین کنید. اما اول از همه باید بدانید که طول زنجیره ایمیل‌های شما قرار است چقدر باشد؟ چند روز طول می‌کشد؟ تعدادشان چقدر است؟ قاعده‌ای مشخص و جهانی برای تعداد ایمیل‌های مورد نیاز نیست. اما طول این زنجیره باید در حدی باشد که شما را به هدفتان برساند، نه خیلی بلند و نه خیلی کوتاه. بنابراین طول آن بر اساس هدف، گروه مخاطبان و ترجیحات اعضاء تعیین می‌شود. نکته دیگری که باید بدانید این است که فاصله ایمیل‌ها باید چقدر باشد؟ مثلاً برای ایمیل‌های آموزشی هر دو روز یک ایمیل و برای فروش‌های بزرگ در کوتاه مدت ۳ تا ۴ ایمیل در هر روز ارسال کنید.
باید بین ارزشی که ایمیل‌ها برای مخاطب ایجاد می‌کنند و پیشنهادات فروش شما تعادل باشد. تا وقتی مخاطب احساس نکند بیش از حد بر فروش تأکید می‌کنید مشکلی ایجاد نخواهد شد. برای ساده شدن این قضیه می‌توانید از قاعده ۲۰/۸۰ پارتو استفاده کنید. در حالی که ۲۰ درصد ایمیل‌های شما به دنبال فروش‌اند ۸۰ درصد باید به دنبال ایجاد ارزش باشند.
در ادامه لازم است توالی ایمیل‌ها را از ابتدا به انتها بنویسید و توضیح دهید که هر ایمیل مربوط به چه موضوعی است و کارکردش چیست؟ بعد برای هر ایمیل یک call to action یا اقدام اصلی که می‌خواهید مشتری انجام دهد تعیین کنید. این اقدام‌ها می‌توانند کلیک روی لینک خاص، اشتراک گذاری پست در شبکه‌های اجتماعی، پاسخ به ایمیل و یا خرید محصول باشد. در ادامه به نمونه‌ای عملی از توالی امیل‌ها دقت کنید:
ایمیل اول: آشنایی بیشتر و قدردانی از عضویت
ایمیل دوم: شرح دهید که چرا مثلاً فلان موضوع خاص یا مسئله مهم است. این ایمیل می‌تواند زمینه‌ساز فروش محصولی باشد که بعداً معرفی می‌کنید.
ایمیل سوم: توضیح دهید که برای حل مسئله‌ای خاص یا رسیدن به هدفی مشخص چه چیزهایی نیاز است. این باعث ایجاد اعتبار برای شما می‌شود از این جهت که در کمک به دیگران پیشقدم هستید.
ایمیل چهارم: نحوه حل مسئله‌ای خاص را به دقت و با جزئیات کامل توضیح دهید. به سمت فروش حرکت کنید و مخاطب را از تولید محصولی که مشکل او را حل خواهد کرد خبردار کنید.
ایمیل پنجم: محصول خود را وارد بازار کنید. به مخاطبان بگویید که محصول قابل خرید است و بعد از دوره ای خاص سبد خرید بسته خواهد شد و دیگر قابل خرید نیست. این مورد می‌تواند در مورد دوره‌های آموزشی یا وبینارها انجام شود.
ایمیل ششم: در مورد محصولتان اطلاعات و آمار ارائه کنید، مثلاً بگویید که تا بحال چند نفر آن را خرید کرده اند، چه نوع افرادی به آن فکر می‌کنند و چه تعداد صندلی باقی مانده است.
ایمیل هفتم: روز آخر ایمیل بفرستید. مثلاً اعلام کنید که تنها ۲۴ ساعت مانده و بعد از این مدت دیگر محصول در دسترس نیست. یادآوری کنید که چه چیزهایی قرار است یاد بگیرند و مزایای آن چیست.
ایمیل هشتم: روز آخر ایمیل دوم را هم بفرستید. بسیار بر کمیاب بودن و احتمال عدم دسترسی محصولتان تأکید کنید. تنها چند ساعت باقی مانده و بعد از آن دیگر محصول در دسترس نیست.
ایمیل نهم: دو ساعت قبل از موعد بر اتمام فروش طی دو ساعت آینده تأکید کنید و مهمتر این که محصول شما تغییری در زندگی آنها ایجاد خواهد کرد و چقدر مایلند زندگیشان را تغییر بدهند.
ایمیل دهم: ایمیل آخر را بفرستید و اعلام کنید که محصول دیگر در دسترس نیست. در مورد مشارکت اعضاء در برنامه و یا خرید محصول اطلاع‌رسانی کنید و آمار و ارقام بدهید. از همگی بابت حمایتشان تشکر کنید.
۳- توالی ایمیل‌ها باید مخاطب را به مشتری تبدیل کند
نوشتن ایمیل‌های سیستم خودکار شاید سختترین قسمت کار باشد. ممکن است کار را به یک کپی رایتر متخصص بسپارید. اما اگر بخواهید خودتان تجربه کنید و یاد بگیرید باید موارد زیر را رعایت کنید:
- ابتدا بر خواننده تمرکز کنید. بعضی وقت‌ها به طور ناخودآگاه به جای اینکه روی مخاطبان و نیازهای آنها تمرکز کنیم بر خودمان و کیفیت کاری که ارائه می‌دهیم تمرکز می‌کنیم. در مورد چنین و چنان بودن محصول صحبت می‌کنیم در صورتی که مخاطب به دنبال حل مشکل و دوری از دردهای خود است. باید از خود بپرسید که دقیقاً در این ایمیل که ارسال می‌کنیم چه مشکلی از او حل می‌شود.
- تا می‌توانید شخصی سازی کنید. ایمیل‌ها را بر اساس تقسیم بندی که کرده اید شخصی سازی کنید. ایمیل مرتبط با افراد بنویسید و برایشان ایجاد ارزش کنید و تنها به استفاده از نام مخاطب اکتفا نکنید. محتوای ایمیل را کاملاً با نیاز مخاطب تطبیق بدهید. برای مثال یک خریدار آنلاین به چنین عنوانی ارزش قائل می‌شود ” چگونه برای فروشگاه اینترنتی خود بک لینک ایجاد کنید” تا این موضوع که “چگونه بک لینک ایجاد کنیم” .
- از تیترهای عالی استفاده کنید. جالب است بدانید که باید حدود ۸۰ درصد انرژی خود را روی عنوان بگذارید. اگر موضوع نظر مخاطب را جلب نکند هیچ وقت آن را باز نمی کند حتی اگر بهترین محتوا را داشته باشد. بنابراین بیشترین زمان نوشتن خود را صرف یافتن یک موضوع جذاب کنید.
۴- نظارت کرده و اشکالات را اصلاح کنید
ایمیل خودکار چیزی نیست که یک روز ایجادش کنید و بعد به طور کامل فراموشش کنید به امید این که خودش کار خواهد کرد. برای کسب نتیجه مناسب باید روی عملکرد ایمیل‌ها نظارت کنید و قسمت‌هایی را که نیاز به بهبود دارند مشخص کنید. می‌توانید از ابزارهایی مانند A/B تست استفاده کنید. در زیر به مواردی که باید در آنالیز ایمیل های خودکار در نظر داشته باشید اشاره می کنیم:
- نرخ باز کردن ایمیل: اگر نرخ باز شدن ایمیل‌ها مطلوب شما نیست به فصل ۴ برگردید و چک کنید آیا ایمیل‌های شما ارتباطی به خواسته اعضاء لیستتان دارد؟ آیا موضوع جذاب است و آیا ایمیل‌ها را در زمان مناسبی ارسال می‌کنید؟
- نرخ کلیک CTR : آیا وقتی اعضاء ایمیل را باز می‌کنند کاری را انجام می‌دهند که باید انجام دهند؟ اگر که تعداد کلیک‌ها کافی نیست شاید به خاطر این است که محتوا تأثیر کافی را ندارد. شاید هم محتوا با موضوع تناسب ندارد یا این که کلاً ایمیل از نظر مخاطب چیز با ارزشی نیست. شاید دعوت به اقدام‌ها به اندازه کافی واضح نیستند و یا لینک‌ها قابل مشاهده و در دسترس نیستند.
- نرخ لغو اشتراک: لغو اشتراک طبیعی است و همیشه اتفاق می‌افتد، معمولاً هم بد نیست به خاطر این که کسانی این کار را می‌کنند هیچ وقت از شما خرید نخواهند کرد. در هر صورت نرخ بالای لغو اشتراک می‌گوید که یک جای کار درست نیست ولازم است موارد زیر چک شوند:
- آیا محتوای ایمیل خودکار شما متناسب با دسته بندی که انجام داده‌اید هست؟
- آیا ایمیل‌های فروش بیش از حد و کم‌ارزش فرستاده‌اید؟
- اینکه چرا افراد وارد لیست ایمیل‌های شما شده‌اند؟
- آیا چیزی که تعهد کرده‌اید به آنها داده‌اید؟
کلام آخر:
حالا آماده‌اید کمپین‌های ایمیلی خود را اتوماتیک و به ماشین‌های پولساز تبدیل کنید. استفاده از سیستم‌های پاسخگوی خودکار ایمیل به راحتی حجم بالایی از کارهای تکراری را انجام می‌دهند و دقت و سرعت انجام کار را هم افزایش می‌دهند. همچنین انجام دادن چند فعالیت پشت سرهم و هدفمند توسط این سیستم‌ها کسب و کار شما را کاملاً حرفه‌ای و با اصالت نشان می‌دهد که این موضوع باعث افزایش اسقبال مشتری از ایمیل‌های شما می‌شود.
